ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ ПРЕСС-РЕЛИЗА

Пресс-релиз — это небольшой, предназначенный для прессы организационный документ, содержащий актуальное сообщение. Он является одним из важнейших документов в коммуникации «организация-масс-медиа» это основа основ для организации надежных и постоянных коммуникаций для СМИ. Задача пресс-релиза — организовать внимание масс-медиа, а значит и общественности, к организации, получить отклик СМИ на создаваемый информационный повод через публикацию материала или позитивное упоминание об организации. Когда организация взаимодействует со СМИ, то она передает им информацию, с одной стороны интересную читателям, с другой — удобную для восприятия журналистами. Поэтому специалисту, отвечающему за информационную работу в профсоюзной организации необходимо знать, какие новости будут освещены службой новостей газет, агентств, радио и телевидения, а какие нет. Для этого надо все сведения излагать логично, лаконично, лучше в виде информационных блоков, чтобы журналисту обрабатывающему материал, оставалось только сократить его, незначительно подредактировать или кое-что добавить при минимуме работы. Журналист должен быстро и точно понять о чем идет речь. Вся информация в пресс-релизе должна быть правдивой. Ведь если журналиста обманут один раз, то второго контакта может не быть. При подготовке пресс-релиза можно использовать советы известного специалиста по PR Сэма Бэлэка.

Вот некоторые правила подготовки пресс-релиза:

 Используйте только одну сторону листа.

 Оставляйте достаточно широкие поля слева и справа.

 Распечатывайте материал только через два интервала.

 Материал должен обязательно быть отпечатан.

 Не делайте никаких подчеркиваний даже в заголовке. Редакторы

предпочитают сами решать, что нужно выделить.

 Все абзацы, кроме первого, должны начинаться с красной строки.

 Пресс-релизы, содержащие какую-нибудь новость, должны иметь заголовок, передающий суть новости, но он не должен быть «заумным». Редакторы предпочитают давать свой заголовок.

 На бланке пресс-релиза необходимо разместить «шапку» с названием и адресом организации, распространяющий пресс-релиз. В «шапке»

указать номер телефона, по которому можно позвонить. Эти сведения

необходимо повторить в конце пресс-релиза с указанием имени лица__

Как подготовить пресс-релиз с точки зрения,

как содержания, так и оформления

Содержание

  Создание пресс-релиза не должно показаться сложным делом для того, кто собрал и тщательным образом обработал все необходимые данные. Далее нужно просто изложить подготовленную информацию в письменном виде, в естественно, логической последовательности.

В процессе работы над пресс-релизом необходимо выбрать его разумный объем, провести литературную обработку, а также подобрать соответствующее визуальное оформление. Не лишней окажется разработка пресс-релиза.

Заголовок. Должен быть простым и понятным. В нем должна содержаться суть текста. Заголовок лучше давать в настоящем времени. Он не должен заканчиваться точкой, чтобы читающий человек мог перевести свой взгляд дальше, на текст. Заголовок должен быть относительно краток. Хорошо воспринимается сообщение до 10-25 слов – так называемая полная фраза. Считается, что более длинные воспринимаются хуже. Оптимально – 7 плюс- минус 2 слова. Не стоит стремиться «впихнуть» в заголовок всю информацию так как есть еще и основной текст. Укоротить заголовок можно с помощью хорошей иллюстрации.

Подзаголовок. Следует иметь в виду, что подзаголовок из двух строк,

размещенный между заголовком и текстом, повышает интерес читателя. Подзаголовок подкрепляет заголовок и всю главную идею пресс-релиза в целом. Подзаголовки вставляются после 5-8 сантиметров текста.

 Информация. В тексте пресс-релиза должно содержаться достаточное количество информации о событии. Все факты следует изложить логично, удобочитаемо. Журналисты любят подробности. Поэтому ничего не нужно замалчивать как само собой разумеющееся. Лучше использовать простые факты, убедительные, неопровержимые аргументы. Все факты в тексте должны быть подтверждены. Аргументы должны соответствовать уровню образованности журналиста. Хорошим аргументом будут свидетельства и рекомендации, результаты текстов, а также цифровые данные, цитаты. Всегда сильным аргументом являются цифры. В качестве доказательства лучше приводить не округленные, а точные цифры. Хорошим аргументом является цитаты. Зачастую они поясняют мысль образно, лаконично.

Структура текста. Текст пресс-релиза представляет собой перевернутую пирамиду: самая важная информация расположена вверху, менее значительные и интересные факты — внизу. Все характеристики приводятся по мере убывания важности. Такая структура, как правило, наиболее удобна для чтения. Она позволяет человеку быстро ухватить главное, прервать чтение в любом месте, не упустив важной информации.

Надо помнить три основные элемента текста — это:

 введение (или вводный абзац),

 основная часть (или внутренние абзацы),

 заключение.

Введение кратко раскрывает содержание заголовка. Также оно побуждает человека перейти к чтению основной части. Введению присущи энергичность, лаконизм. Хорошее введение содержит не более 20–30 слов. Основная часть содержит развернутую информацию. Все факты располагаются внутри основной части блоками в наиболее логичном порядке, так, чтобы одна часть аргументов и фактов переходила в другую плавно, естественно, без утраты смысловой связи. Внутри информационных блоков аргументы выстраиваются друг за другом по степени убывания важности: сначала сильные — ключевые, затем более слабые —  дополнительные. В заключении обобщается все сказанное в основной части.

Объем текста. Весь текст пресс-релиза должен составлять цельное

впечатление. Для этого необходимо прочно связать все три части: введение, основную часть и заключение. Длина текста мало влияет на читаемость пресс-релиза. В тексте должно быть только главное, то, что может заинтересовать журналистов, ответить на основные вопросы.

Усилить восприятие длинного текста можно следующим образом:

 сделать начальный абзац не превышающим полутора десятков слов,

 после 5–8 сантиметров текста вставлять подзаголовки.

Форма текста. В тексте пресс-релиза самое главное содержание — это факты и аргументы. После написания пресс-релиза, необходимо произвести его литературную обработку, после чего пресс-релиз будет читаться легко как со смысловой, так и с языковой точки зрения. В работе над текстом пресс-релиза следует помнить, что обобщения здесь не убедительны. Для того чтобы сформировать собственное мнение и принять решение, человеку нужна конкретная информация. Чем больше в тексте конкретных слов, тем он проще, удобнее для

читателя. Прилагательные и наречия следует использовать экономно. Основной упор стоит делать на глаголы. Они лучше других частей речи создают образ, «картинку» в воображении читателя. Глаголы хорошо вовлекают, побуждают. Ведь они обозначают действие, обладают динамикой, движением, конкретностью. Не стоит использовать сослагательное наклонение. Слова «будет», «может», «мог бы» неубедительны. На читаемость текста оказывает влияние длина использованных в нем слов. Чем короче слово, тем быстрее его

узнают, воспринимают. Лучше усваивается информация, которая находится в начале и в конце предложения. Поэтому самые значительные слова следует помещать в начале и конце полной фразы. При построении предложения необходимо стремиться к максимально простому его построению. Не допускать длинных перечислений. При использовании сложных предложений стоит прибегать к помощи союзов, в первую очередь «и» и «но». Считается, что эффективное предложение не должно содержать более 18 слов. Предложения не должны быть одинаково короткими. Следует помнить, что «краткость — сестра таланта». Если мысль требует приведения достаточно большого количества дополнительной информации, то ее лучше выразить в нескольких предложениях, посвятить ей отдельный абзац. Короткие абзацы, предложения, и слова придают тексту динамизм. При подготовке текстов важно не забывать, что лучше всего воспринимается информация, которая находится в начале и в конце. Это те места, где нужно быть особенно внимательным, нацеленным на читателя. В целом при редактировании пресс-релиза необходимо понимать, что хороший текст не появляется сразу. Над ним нужно долго и кропотливо (по возможности) работать: подбирать слова, выстраивать фразы и предложения, абзацы и параграфы.

                            Материал подготовила заведующая отделом ЦКП-

                                                                      Вера Бредихина